Abweichungsanalyse

Phase im Controlling-Prozess, in der die Ursachen von Abweichungen zwischen Planwerten (Soll) und tatsächlichen Ergebnissen (Ist) analysiert werden. Die Erkenntnisse aus solchen Analysen sollten in den zukünftigen Planungsprozessen berücksichtigt werden, um weitere Planabweichungen zu vermindern.

Außerdem werden so Teile des Betriebes (Kostenstellen oder Ablauf-Prozesse) auf ihre Wirtschaftlichkeit hin überprüft. Bei negativer Abweichung, d.h. Zielunterschreitung, bildet sie die Grundlage für die Einleitung von Gegensteuerungsmaßnahmen.

Eine sinnvolle Analyse lässt sich meist nur bei klar definierten und quantitativ darstellbaren Bezugsgrößen (Mengen, Kosten, Anzahl von Aktivitäten wie z.B. Kundenbesuche, Reklamationen u.ä.) durchführen.

Folgende Fragen sind bei der Abweichungsanalyse zu beantworten:

  1. Wo sind Abweichungen aufgetreten? (Kostenstellen)
  2. Warum sind diese Abweichungen entstanden? (Ursachen)
  3. Welche Maßnahmen sind durchzuführen? (weiteres Vorgehen)
  4. Wer trägt die Verantwortung? (Verantwortung)

Es gibt verschiedene Abweichungsursachen, die einzeln oder oft in kombinierter Form auftreten können, z.B.


Preisabweichungen (Beschaffungs- und Absatzmarkt)
(Ist-Menge * Ist-Preis) – (Ist-Menge * Plan-Preis)


Verbrauchsabweichung (Material-, Energie- und Betriebsmittelverbrauch)
(Ist-Verbrauch * Plan-Preis) – (Soll-Verbrauch * Plan-Preis)


Beschäftigungsabweichung (Kapazitätsauslastung)
(Ist-Beschäftigung* Plan-Preis) – (Plan-Beschäftigung* Plan-Preis)


Mögliche Ursachen von Kostenabweichungen:

Es wird zwischen internen Ursachen (beeinflussbar) und externen Ursachen (eher nicht beeinflussbar) unterschieden. Außerdem wird zwischen zufälligen und systembedingten, sich wiederholenden Fehlern differenziert.

Beispiele:

Externe Ursachen:

  • Markt: konjunktur- oder saisonbedingte Preisschwankungen
  • Lieferanten: Ausfall, Qualitäts- oder Liefermängel
  • Kunden: Sonderwünsche nach Produktionsbeginn u.a.

Interne Ursachen:

  • unrealistische Ziele, fehlerhafte Planung
  • schlechte Organisation und Kommunikation
  • eigene Mitarbeiter (Fachwissen, Qualifikation, Motivation)
  • Mängel in der technischen Ausstattung u.a.

Welches Vorgehen ist künftig sinnvoll?

  • Klare, realistische, nachvollziebare Ziele setzen und entsprechende Maßnahmen vorsehen.
  • Statt harter Sanktionen ist konstruktives “Coaching” und Prozessbegleitung erfolgversprechend.