Auditing oder Audit bezeichnet die umfassende und systematische Überprüfung der Planung und Durchführung von Maßnahmen im Unternehmen in Bezug auf die Plan-, und Ziel/Soll-Größen (z.B. Financial Audit, Marketing Audit, Öko-Audit) – also die “Kontrolle des Controlling”.
Der Begriff stammt ursprünglich aus der Wirtschaftsprüfung und wurde dort zur Prüfung buchungstechnischer Abläufe (Richtigkeit, Vollständigkeit) angewendet. Allgemein bezeichnet man unter Auditing heute Verfahren,
um Tätigkeiten auf Übereinstimmung mit festgelegten Richtlinien oder Kriterien zu überprüfen.
Audits lassen sich daher auch auf andere Bereiche anwenden, etwa um die Funktionsfähigkeit der Auf- und Ablauforganisation eines Unternehmens zu prüfen. (Weit verbreitet sind heute z.B. das sogenannte Öko-Audit, um die Einhaltung der Umweltgesetze im Betrieb sicherzustellen).
Mit den Ergebnissen der Auditings sollen organisatorische und fachliche Abläufe verbessert werden. Wesentlich ist der präventive Charakter. Mängel und Fehler werden im Vorfeld identifiziert, bevor sie der Kunde bemerkt – was nicht selten kostspielige Konsequenzen für das Unternehmen vermeidet. Auditings sind somit integraler Bestandteil von Qualitätsicherungsprozessen (Quality Audits).
Auslöser von Quality Audits können sein:
- Produktionsveränderungen,
- Prozessänderungen in der Fertigung,
- kundeninduzierte Qualitätsanforderungen (Zero-Defect-Requirements), Zertifizierungsvoraussetzungen (DIN ISO 9000 ff).
Grundsätzlich müssen allen Auditings Verfahrens-Vorschriften zugrunde liegen, die z.B. in einem Qualitätshandbuch dokumentiert sind. Dabei können im wesentlichen folgende Arten unterschieden werden:
- Systemaudits – Beurteilung aller Elemente eines Qualität Managementsystems
- Verfahrensaudits – Beurteilung einzelner Verfahren, Abläufe oder Prozesse
- Produktaudits – mit dem Ziel der Produktqualitätsverbesserung
Audit-Teams bestehen aus mindestens zwei “Auditoren” wobei einer als “Projektleiter” fungiert. Auditoren müssen fachlich qualifiziert sein und Erfahrungen im Qualitätsmanagement besitzen. Die Auditoren befragen dazu die betroffenen Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen (z.B. bestehende Qualitätsziele, durchgeführte Weiterbildungsmaßnahmen, künftiger Trainingsbedarf, vorhandene Arbeitsanweisungen, Verantwortlichkeiten sowie vorhandene und gewünschte Informationsflüsse). Die Angaben aus den Interviews werden stichprobenartig auf ihren Wahrheitsgehalt nachgeprüft.
Die Ergebnisse werden den verantwortlichen Führungskräften präsentiert. Dies geschieht einerseits durch mündlichen Bericht und andererseits durch schriftliche Protokolle. Die Führungskräfte müssen sich nun mit den eventuell vorhandenen Abweichungen vom “optimalen” Zustand auseinandersetzen und über mögliche Maßnahmen entscheiden.
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